Czy Twoja infrastruktura IT musi być „willą z basenem”?
Każdy z nas marzył kiedyś o luksusowej willi z basenem. Wielki dom, ogród, przestrzeń, prestiż. Ale z czasem przychodzi refleksja: kto to wszystko będzie sprzątał? Ile kosztuje ogrzewanie? Jak często faktycznie korzystasz z basenu?
Z infrastrukturą IT w firmach bywa bardzo podobnie. Wielu właścicieli małych i średnich firm daje się wciągnąć w spiralę rozbudowy systemów informatycznych: kolejny CRM, ERP, WMS, kolejny firmowy komunikator (chociaż pracownicy nawet nie korzystają z pierwszego), serwery, chmury hybrydowe, licencje enterprise, firewalle z raportowaniem każdej aktywności. Wkrada się chaos technologiczny, a potem… okazuje się, że utrzymanie tej „willi” kosztuje więcej niż przynosi korzyści.
Inwestowanie w rozwiązania IT bez możliwości konsultacji z kimś, kto zna zarówno stronę techniczną, jak i realia biznesowe, to jak budowanie domu bez projektu. Brak osoby do konsultacji IT może wydawać się oszczędnością, ale w praktyce prowadzi do niespójnych decyzji, nieprzemyślanych inwestycji i wspomnianego chaosu technologicznego. W wielu przypadkach to właśnie brak takiego wsparcia spowalnia rozwój firmy – bo albo inwestujemy zbyt dużo, albo zbyt mało, a czasem po prostu nie w to co rzeczywiście przyniesie wartość.
W tym artykule chciałbym nakreślić, kiedy warto zainwestować w zaawansowane systemy IT, a kiedy lepiej postawić na rozsądne wdrożenie rozwiązań IT, zdalną administrację i dopasowaną opiekę informatyczną dla firm.
Marzenia kontra rzeczywistość
Z perspektywy właściciela firmy wdrożenie nowoczesnych systemów może wydawać się prestiżowe. Jednak rzeczywistość szybko weryfikuje, czy te inwestycje mają sens. Każdy dodatkowy system to nie tylko większy potencjał – to także:
- • więcej obowiązków,
- • więcej aktualizacji,
- • więcej punktów awarii,
- • większy koszt utrzymania.
Przerost formy nad treścią – błędy z życia wzięte
Oto kilka przykładów, z którymi mieliśmy do czynienia jako firma świadcząca outsourcing IT i administrację systemami dla firm:
- • Firma 6-osobowa z pełnym Windows Server i Exchange – infrastruktura klasy enterprise przy tak małej skali nie ma uzasadnienia. Serwer wymagałby stałej opieki, aktualizacji, backupów, a koszty miesięczne przewyższały znacząco prostsze i w pełni wystarczające rozwiązanie oparte o Microsoft 365 Business Standard z integracją z Entra ID (dawniej Azure AD) – co zapewnia centralne zarządzanie tożsamością i dostępem bez potrzeby utrzymywania rozbudowanej infrastruktury lokalnej. W praktyce firma mogła osiągnąć ten sam efekt niższym kosztem i mniejszą złożonością.
- • Backup w trzech lokalizacjach, ale brak testu przywracania – na papierze wygląda imponująco, w praktyce nikt nie wie, czy dane da się odzyskać. Samo wdrożenie systemu backupu nie wystarczy – kluczowa jest jego obsługa i testowanie. Tu przydaje się kompleksowa opieka informatyczna dla firm.
- • E-commerce z Azure i chmurą prywatną przy 1000 wejść miesięcznie – serwery i środowisko kosztują wielokrotność tego, co zoptymalizowany VPS. Zamiast wydawać na niepotrzebną infrastrukturę, warto byłoby zainwestować w SEO lub marketing.
A może jednak… rozsądnie?
To jak kupić sportowe auto z 400-konnym silnikiem. Na papierze robi wrażenie, ale:
- • przepala dużo więcej paliwa (czytaj: budżetu),
- • jeździsz tyle, na ile pozwalają przepisy i warunki,
- • a na koniec i tak stoisz w korku jak reszta – bo i tak wszystko zależy od klientów, procesów i ludzi.
Co z tego, że masz więcej mocy, skoro nie masz gdzie się rozpędzić?
Chyba, że to auto ciężarowe, które przynosi realny przychód do firmy – wtedy sytuacja się zmienia.
To tak samo jak w naszych proponowanych rozwiązaniach i wdrożeniach. Nie chodzi o to, żeby „wycinać koszty do kości”. Chodzi o efektywność – o to, żeby środowisko IT wspierało biznes, a nie go spowalniało. Czasem oznacza to ograniczenie zbędnych wydatków, a czasem – dołożenie zasobów tam, gdzie naprawdę robią różnicę.
Zdarzają się sytuacje, w których przesadne oszczędności są równie szkodliwe jak przesadne inwestycje – jak wtedy, gdy w 30-sto osobowej firmie stoi jedna drukarka na korytarzu, a pracownicy spędzają połowę czasu na czekaniu w kolejce lub szukaniu, kto zabrał ich dokumenty.
Albo gdy firma rezygnuje z zapasowych zasilaczy lub UPS-ów dla serwerów, bo „prąd przecież rzadko znika”. A potem – nagły zanik zasilania, uszkodzony RAID, awaria bazy danych i cały dzień pracy stracony… w optymistycznym założeniu, że firma w ogóle miała kopie zapasowe. W naszej branży funkcjonuje powiedzenie, że ludzie dzielą się na tych, którzy robią backupy (kopie zapasowe), i tych, którzy dopiero będą je robić – gdy już stracą dane.
Innym przykładem są firmy, które codziennie wykonują ręcznie powtarzalne zadania – jak zbieranie danych do raportów, wystawianie podobnych faktur czy kopiowanie informacji między systemami. Mając wdrożone rozwiązania Microsoft 365 i przy wykorzystaniu Power Automate, automatyzacja tych procesów kosztowałaby kilkanaście godzin pracy wdrożeniowej, ale pozwoliłaby zaoszczędzić dziesiątki godzin miesięcznie. Bez niej – każdy dzień to żmudne „przepalanie” czasu pracowników i irytacja zespołu.
Dlatego w naszych wdrożeniach kierujemy się zasadą mądrej równowagi między efektywnością a komfortem pracy i rozwojem. Dobieramy rozwiązania, które są realnie użyteczne – niczym jak we fragmencie filmu „Kler” – „złote, a skromne”.
Zamiast willi – dobrze zaprojektowane mieszkanie
Zamiast luksusowej willi – dobrze rozplanowane mieszkanie. W IT to znaczy:
- • Microsoft 365 dopasowany do realnych potrzeb,
- • NAS z backupem przyrostowym i jedną kopią zewnętrzną,
- • prosty VPN i dostęp zdalny,
- • sprawna obsługa zgłoszeń bez przekombinowanych systemów.
Tu nie chodzi o „cięcie kosztów”. Chodzi o efektywność. O to, żeby każde rozwiązanie miało swoje uzasadnienie – biznesowe, nie tylko techniczne.
Po czym możesz poznać, że masz przeskalowane IT?
- • Nie wiesz, za co dokładnie płacisz.
Faktury przychodzą co miesiąc, ale nikt nie potrafi wskazać, jakie realne korzyści daje opłacana infrastruktura. Systemy są, bo „kiedyś ktoś to wdrożył”. - • Masz więcej narzędzi niż ludzi, którzy z nich korzystają.
Nowe systemy pojawiają się szybciej niż potrzeby. Użytkownicy nie nadążają z ich obsługą, przez co korzystają tylko z części możliwości – a i tak są nimi przeciążeni. Narzędzia i rozwiązania rozwijają się z czasem. Może coś co nie było osiągalne przez jeden system kiedyś, dziś już jest w zasięgu ręki? - • Technologia Cię blokuje zamiast pomagać.
Każda drobna zmiana wymaga kontaktu z działem IT, a pracownik – zamiast wykonać swoją pracę – musi pisać zgłoszenia o dostęp do pliku, formularza czy aplikacji. Po kilku takich sytuacjach zaczyna temat odkładać lub omijać proces, co prowadzi do chaosu i obniża efektywność. Może warto byłoby przemyśleć bezpieczeństwo systemowo – np. na poziomie kont, sieci, uprawnień – zamiast na poziomie blokad użytkownika końcowego? - • Systemy są zbyt skomplikowane do bieżącej obsługi.
Prosty raport wymaga trzech integracji, a faktura przechodzi przez pięć systemów zanim trafi do księgowości. To nie automatyzacja – to pięć potencjalnych punktów awarii, gdzie awaria jednego z nich powoduje zatrzymanie całego procesu. - • A mimo wszystko… dalej coś nie działa.
Masz poczucie, że firma ma „wszystko co trzeba”, a użytkownicy wciąż zgłaszają problemy z dostępem, logowaniem, szybkością systemu czy poczty. To znak, że infrastruktura IT nie działa spójnie, tylko dusi się pod własnym ciężarem.
Czy „willa” faktycznie może mieć sens?
Są sytuacje, gdzie większe rozwiązania są w pełni uzasadnione i wręcz konieczne – i nie mają nic wspólnego z przerostem formy nad treścią. To nie jest „marnotrawstwo”, tylko świadoma inwestycja w rozwój i bezpieczeństwo.
- • Przetwarzasz dane wrażliwe (medycyna, finanse, produkcja) – gdzie obowiązują surowe regulacje, a bezpieczeństwo i audytowalność to podstawa. W takich przypadkach rozwiązania klasy enterprise, zaawansowane kopie zapasowe, szyfrowanie, logowanie zdarzeń i kontrola dostępu to nie luksus, tylko obowiązek. Często pojawia się tu również potrzeba spełnienia wymogów wynikających z RODO, NIS2 czy certyfikacji ISO 27001
- • Obsługujesz kilkadziesiąt lub kilkaset stanowisk pracy – i potrzebujesz centralnego zarządzania dostępami, sprzętem i kontami użytkowników. W takich firmach liczy się standaryzacja, automatyzacja i przejrzystość procesów – co wymaga odpowiednich narzędzi i infrastruktury.
- • Masz złożone środowisko IT z wieloma działami, lokalizacjami i partnerami zewnętrznymi – tu nie wystarczą proste rozwiązania. Potrzebujesz systemów, które integrują się ze sobą, zapewniają wysoką dostępność, a przy tym umożliwiają szybkie skalowanie, migracje czy odzyskiwanie awaryjne.
- • Chcesz pełnej skalowalności i integracji na poziomie enterprise – rozwój wymaga systemów, które nie będą barierą przy wzroście. Złożone systemy ERP, środowiska wirtualizacji HA, klastry baz danych – to wszystko ma sens, kiedy służy konkretnemu celowi biznesowemu i jest odpowiednio utrzymywane.
- • Twoja firma intensywnie się rozwija – i potrzebujesz rozwiązań, które nie tylko odpowiadają na obecne potrzeby, ale są zaprojektowane z myślą o skali za rok czy dwa. Czasem warto pomyśleć dwa kroki w przód, zamiast za kilka miesięcy zaczynać wszystko od nowa.
- • Masz wysokie wymagania od klientów lub partnerów – czasem „willa” nie jest wyborem, a standardem wymaganym w przetargach, audytach czy integracjach B2B. W takich przypadkach skromna infrastruktura mogłaby Cię po prostu wykluczyć z rynku.
- • Twój zespół realnie korzysta z zaawansowanych narzędzi – jeżeli pracownicy potrafią wykorzystywać potencjał wdrożonych systemów, to ich wydajność i bezpieczeństwo pracy uzasadnia wyższe koszty. Wtedy inwestycja w „willę” się zwraca.
W takich przypadkach jesteśmy w stanie zapewnić równie wysoki poziom zaawansowania, co prostoty w mniejszych wdrożeniach – ale z odpowiednim podejściem, dokumentacją, planem rozwoju i długoterminową opieką.
Nie chodzi o to, by unikać rozbudowanych rozwiązań. Chodzi o to, by wdrażać je wtedy, gdy są naprawdę potrzebne i pracują na rozwój biznesu.
Co warto sprawdzić przed inwestycją w nowe rozwiązania IT?
Zanim sięgniesz po kolejne „innowacyjne” narzędzie, zastanów się, czy to rzeczywiście coś, co popchnie Twój biznes do przodu. Zbyt wiele firm inwestuje w technologie tylko dlatego, że brzmią nowocześnie lub „tak robi konkurencja”. Tymczasem dobre IT to nie pokaz mody, tylko realna wartość dla firmy. Sprawdź sam:
- • Czy to rozwiązanie rozwiązuje konkretny problem?
Czy to faktycznie ułatwi Ci pracę, czy tylko dodaje kolejny panel do logowania? Jeśli system nie rozwiązuje żadnego istotnego problemu – to po co go wdrażać? - • Czy moja firma jest gotowa to obsłużyć?
Technologia bez obsługi to tykająca bomba. Kto będzie aktualizował, kto zareaguje przy awarii, kto będzie w ogóle wiedział, jak to działa? Bez zaplecza technicznego – wewnętrznego lub zewnętrznego – lepiej nie ruszać. - • Czy zespół będzie z tego korzystał?
Najdroższy system świata nic nie zmieni, jeśli ludzie będą go omijać szerokim łukiem. Wdrożenie musi być przemyślane również pod kątem wygody użytkowników – albo stanie się „nowoczesną kulą u nogi”. - • Czy można osiągnąć to samo prościej lub taniej?
Czy naprawdę musisz budować wielopiętrowy system, by osiągnąć efekt? Może dostęp przez VPN w przeciwieństwie do całej chmury hybrydowej będzie w zupełności wystarczający? Zamiast zachwycać się technologią, warto najpierw pomyśleć – czego naprawdę potrzebujesz? - • Czy to rozwiązanie da się skalować
System powinien rozwijać się razem z firmą. Jeśli dziś wdrożysz coś, co za rok trzeba będzie całkowicie wymienić – to lepiej od razu poszukać elastycznego rozwiązania. IT nie powinno Cię spowalniać przy rozwoju, tylko go ułatwiać.
Odpowiadając sobie na te pytania, nie tylko unikniesz zbędnych kosztów – zyskasz też technologię, która realnie pracuje na Twój wynik. Bo właśnie o to chodzi w zoptymalizowanych rozwiązaniach IT: by były przemyślane, dopasowane i wspierające – czyli ponownie – „złote, a skromne”.
Jak podchodzimy do IT
W mniejszych firmach nie ma sensu komplikować – dlatego stawiamy na proste i niezawodne środowiska IT, które działają sprawnie i nie wymagają ciągłej uwagi. W większych organizacjach skupiamy się na skalowalności, integracji i stabilności – z pełną dokumentacją, przewidywalnymi kosztami i gwarantowanym czasem reakcji (SLA), jeżeli skala tego wymaga.
Zawsze zaczynamy od pytania: co naprawdę jest potrzebne? Audyt IT pozwala nam zobaczyć, co działa, co przeszkadza, a co można uprościć – bez utraty funkcjonalności i bez ryzyka chaosu.
Nie chodzi o szukanie oszczędności za wszelką cenę. Chodzi o to, żeby technologia była użyteczna, dopasowana i gotowa wspierać firmę w rozwoju. Praktyczne, przemyślane podejście – z wizją, ale bez przerostu formy nad treścią. A jeśli firma się rozwinie – my też jesteśmy gotowi, by pójść o krok dalej.
Nie wiesz czy Twoje IT to willa z basenem czy dobrze urządzone mieszkanie?
A może jednak chcesz lub musisz mieć willę z basenem? Nawet jeżeli tak, to raczej nie chcesz przepalać niepotrzebnie pieniędzy na jej utrzymanie. Skontaktuj się z nami – porozmawiamy o tym, co naprawdę potrzebujesz, jakie rozwiązania IT będą efektywne, skalowalne i dopasowane do Twojej firmy. Proste (jak nasza nazwa, która nie wzięła się znikąd), ale też bez ograniczania rozwoju
Zadbamy o środowisko IT, które działa rozsądnie, bezpiecznie i proporcjonalnie do Twojej aktualnej skali oraz planów na rozwój.
Polski 
English