Wybór narzędzi do przechowywania i współdzielenia plików to dziś jedna z kluczowych decyzji technologicznych dla każdej firmy. Z jednej strony mamy Google Workspace z Dyskiem Google i przestrzeniami zespołowymi (Shared Drives), które kuszą prostotą oraz intuicyjną współpracą w czasie rzeczywistym. Z drugiej – OneDrive od Microsoftu, dostępny zarówno jako samodzielna usługa, jak i część pakietu Microsoft 365, który zapewnia pełną integrację z dobrze znanym Wordem, Excelem czy PowerPointem.
Które rozwiązanie jest lepsze? To zależy – od wielkości zespołu, rodzaju dokumentów, a także oczekiwań dotyczących bezpieczeństwa, kosztów i wygody codziennej pracy. W tym poradniku znajdziesz rzetelne porównanie Google Workspace i OneDrive, oparte na aktualnych cenach, limitach i funkcjach w 2025 roku.
Skupimy się na tym, co najważniejsze przy pracy na plikach: pojemności, możliwościach współpracy, bezpieczeństwie, udostępnianiu i integracjach. Kwestie poczty i kalendarza (Gmail/Calendar vs Outlook/Exchange) omówimy w osobnym artykule – tutaj tylko je zasygnalizujemy.
Dzięki temu przewodnikowi dowiesz się, które rozwiązanie bardziej pasuje do Twojej firmy, a także poznasz konkretne scenariusze wyboru, które ułatwią podjęcie decyzji.
Google Workspace czy OneDrive – czym różnią się obie licencje?
Zanim przejdziemy do szczegółowych różnic, warto odpowiedzieć na jedno pytanie: co tak naprawdę porównujemy? Google i Microsoft oferują różne modele licencji, a ich usługi chmurowe często są pakowane w szersze pakiety, co może wprowadzać sporo zamieszania.
Google Workspace
Google Workspace to kompletny pakiet narzędzi biurowych. W kontekście plików kluczowy jest Dysk Google (Google Drive) oraz Shared Drives – przestrzenie zespołowe, w których dokumenty nie są przypisane do pojedynczego użytkownika, tylko do całej organizacji.
Dostępne są cztery główne edycje biznesowe:
• Business Starter – podstawowa wersja, ograniczona przestrzeń dyskowa i brak części funkcji administracyjnych.
• Business Standard – najpopularniejszy wybór w sektorze MŚP, rozszerzona pojemność i nagrywanie spotkań.
• Business Plus – więcej miejsca w chmurze, funkcje bezpieczeństwa i zgodności (Vault).
• Enterprise – plan dla dużych organizacji, wyceniany indywidualnie.
Ważne: Google stosuje model pooled storage – cała przestrzeń jest sumą przydziałów dla użytkowników i można ją elastycznie dzielić w ramach organizacji.
OneDrive
OneDrive dla firm występuje w dwóch wariantach:
• OneDrive Plan 1 – 1 TB miejsca na użytkownika, podstawowe funkcje przechowywania i współdzielenia plików.
• OneDrive Plan 2 – nielimitowana przestrzeń (z pewnymi ograniczeniami wdrożeniowymi), dodatkowe funkcje bezpieczeństwa i zarządzania.
Często jednak OneDrive nie jest kupowany osobno – wchodzi w skład pakietów Microsoft 365 Business (Basic, Standard, Premium), które oprócz przestrzeni w chmurze oferują także aplikacje Office, pocztę Exchange i narzędzia bezpieczeństwa.
Dlaczego to ważne?
• Porównując Google Workspace, analizujemy cały pakiet, w którym Drive jest centralnym elementem pracy zespołowej.
• Porównując OneDrive, musimy uwzględnić zarówno samodzielne plany, jak i to, jak OneDrive działa w pakiecie Microsoft 365 – bo dopiero wtedy widać pełny obraz możliwości.
Tabela: Google Workspace vs OneDrive – modele licencyjne
| Platforma | Plan | Przestrzeń | Uwagi |
|---|---|---|---|
| Google Workspace | Business Starter | 30 GB na użytkownika (pula) | Limitowana przestrzeń, brak zaaw. bezpieczeństwa |
| Google Workspace | Business Standard | 2 TB na użytkownika (pula) | Najczęściej wybierany w MŚP |
| Google Workspace | Business Plus | 5 TB na użytkownika (pula) | Dodatkowe funkcje bezpieczeństwa, Vault |
| Google Workspace | Enterprise | Niestandardowe | Cena ustalana indywidualnie |
| OneDrive | Plan 1 | 1 TB na użytkownika | Najprostszy, samodzielny wariant |
| OneDrive | Plan 2 | „Nielimitowana”* | Zwiększanie przestrzeni po zgłoszeniu |
| Microsoft 365 Business Basic | 1 TB na użytkownika | W pakiecie: OneDrive, Teams, poczta Exchange | |
| Microsoft 365 Business Standard | 1 TB na użytkownika | Jak wyżej + aplikacje Office desktop | |
| Microsoft 365 Business Premium | 1 TB na użytkownika | Jak wyżej + zaaw. bezpieczeństwo (Defender, Intune) |
* W praktyce „nielimitowany” oznacza 1 TB z możliwością zwiększania do 5 TB na użytkownika, a dalej – po indywidualnym zgłoszeniu do Microsoftu.
Pojemność i limity przechowywania – ile miejsca naprawdę dostajesz?
Przestrzeń dyskowa to jedna z pierwszych rzeczy, na które zwracają uwagę zarządy i administratorzy. To właśnie od niej zależy, czy użytkownicy będą pracować bez przeszkód, czy szybko pojawi się konieczność czyszczenia lub dokupowania dodatkowych licencji.
Google Workspace: pooled storage
Google Workspace działa w modelu pooled storage, czyli wspólnej puli przestrzeni dla całej organizacji. Oznacza to, że jeśli jedna osoba używa mało miejsca, a druga dużo więcej – system bilansuje to automatycznie.
• Business Starter – 30 GB na użytkownika (łącznie w puli organizacji).
• Business Standard – 2 TB na użytkownika (łącznie w puli).
• Business Plus – 5 TB na użytkownika (łącznie w puli).
• Enterprise – przestrzeń negocjowana indywidualnie, często bez praktycznych limitów.
To rozwiązanie szczególnie korzystne w mniejszych firmach, gdzie część osób pracuje głównie z pocztą i małymi dokumentami, a inne generują duże pliki (np. grafika, wideo).
OneDrive: indywidualne przydziały
Microsoft stosuje inne podejście – każdy użytkownik ma własną przestrzeń dyskową, którą trudno elastycznie dzielić.
• OneDrive Plan 1 – 1 TB na użytkownika.
• OneDrive Plan 2 – domyślnie 1 TB, z możliwością rozszerzenia do 5 TB na użytkownika. Przy bardzo dużych potrzebach Microsoft może zwiększyć ten limit dalej, ale wymaga to zgłoszenia i spełnienia określonych warunków (np. liczby użytkowników).
• Microsoft 365 Business (Basic/Standard/Premium) – także 1 TB per użytkownik, niezależnie od planu.
Warto podkreślić, że w praktyce „nielimitowana” przestrzeń w Planie 2 nie oznacza, że użytkownik od razu dostaje nieograniczone miejsce. Microsoft wprowadza zwiększenia etapowo – dopiero po wykorzystaniu dostępnej pojemności i zgłoszeniu do działu wsparcia.
Rozmiary plików i wersjonowanie
• Google Workspace – maksymalny rozmiar pojedynczego pliku to 5 TB. Wbudowane wersjonowanie pozwala wrócić do poprzednich kopii dokumentu.
• OneDrive – obsługuje pliki do 250 GB (w przypadku pojedynczego pliku). Bardzo mocną stroną jest differential sync, czyli przesyłanie tylko fragmentów plików, które zostały zmodyfikowane – znacząco przyspiesza pracę z dużymi dokumentami.
Tabela: Pojemność i limity Google Workspace vs OneDrive
| Funkcja | Google Workspace | OneDrive |
|---|---|---|
| Model przestrzeni | Wspólna pula (pooled storage) | Indywidualne przydziały |
| Business Starter / Plan 1 | 30 GB na użytkownika (pula) | 1 TB na użytkownika |
| Business Standard | 2 TB na użytkownika (pula) | 1 TB (w pakiecie M365) |
| Business Plus | 5 TB na użytkownika (pula) | Plan 2: do 5 TB, dalej na zgłoszenie |
| Enterprise | Ustalane indywidualnie | „Nielimitowane” przy spełnieniu warunków |
| Maks. rozmiar pliku | 5 TB | 250 GB |
| Wersjonowanie | Tak, wbudowane | Tak, z differential sync |
Jak widać, Google daje więcej elastyczności w zarządzaniu miejscem dzięki pooled storage, a Microsoft wygrywa mechanizmem differential sync, który przyspiesza pracę na dużych plikach.
Współpraca na plikach i zgodność z Office
Przechowywanie danych to jedno, ale w codziennej pracy równie ważna jest możliwość ich wspólnej edycji. Tu różnice między Google Workspace a OneDrive/Microsoft 365 są szczególnie widoczne i mogą przesądzać o wyborze platformy.
Google Workspace: praca w czasie rzeczywistym
Największą siłą Google Workspace jest natychmiastowa współpraca online. Dokumenty, arkusze i prezentacje można edytować równocześnie, widząc zmiany innych użytkowników w czasie rzeczywistym. Funkcje takie jak komentarze, sugestie i historia wersji sprawiają, że praca zespołowa staje się bardzo płynna.
Google oferuje również tryb Office editing, który pozwala otwierać pliki w formatach Word, Excel i PowerPoint bez konieczności konwersji. Trzeba jednak pamiętać, że nie wszystkie zaawansowane funkcje (np. makra VBA, skomplikowane formatowania czy zaawansowane wykresy) działają w 100%.
OneDrive i Microsoft 365: pełna zgodność z Office
OneDrive w pakiecie z Microsoft 365 daje dostęp do aplikacji Word, Excel i PowerPoint w wersji webowej i desktopowej. Dzięki temu firmy, które od lat pracują na dokumentach Office, zyskują pełną kompatybilność – w tym obsługę makr, złożonych formuł czy plików o nietypowym formatowaniu.
Wersje webowe umożliwiają podstawową współpracę w czasie rzeczywistym, natomiast dopiero aplikacje desktopowe gwarantują pełnię funkcji. To rozwiązanie bardziej konserwatywne, ale często konieczne w działach finansowych, księgowych czy inżynieryjnych, gdzie makra i zaawansowane arkusze są standardem.
Praca hybrydowa
W praktyce wiele firm korzysta z obu podejść:
• Google Workspace do szybkiej współpracy na dokumentach wewnętrznych,
• Microsoft 365 do pracy na złożonych plikach Office, które muszą być zgodne z partnerami zewnętrznymi.
Tabela: Funkcje współpracy – Google Workspace vs OneDrive
| Funkcja | Google Workspace | OneDrive / Microsoft 365 |
|---|---|---|
| Współedytowanie online | Tak, w czasie rzeczywistym, pełna płynność | Tak, głównie w wersjach webowych |
| Komentarze i sugestie | Tak (Docs, Sheets, Slides) | Tak (Word, Excel, PowerPoint) |
| Historia wersji | Tak, wbudowana | Tak, zintegrowana z OneDrive |
| Edycja plików Office | Tak, przez Office editing (z ograniczeniami) | Tak, pełna zgodność |
| Obsługa makr VBA | Nie | Tak, w aplikacjach desktopowych |
| Wydajność przy dużych plikach | Bardzo dobra w przeglądarce, ale ograniczenia w Office editing | Lepsza w desktopowych aplikacjach Office |
| Tryb offline | Tak, po wcześniejszym włączeniu | Tak, pełna praca offline w aplikacjach desktopowych |
W skrócie: jeśli Twojej firmie zależy na dynamicznej współpracy online, przewagę ma Google. Jeśli jednak kluczowe są zaawansowane pliki Office, OneDrive i aplikacje Microsoft 365 będą bezpieczniejszym wyborem.
Synchronizacja i wydajność pracy offline
Choć większość firm pracuje dziś w chmurze, realia są takie, że nie zawsze mamy dostęp do szybkiego internetu. Dlatego narzędzia do przechowywania plików muszą dobrze działać także w trybie offline i sprawnie synchronizować dane, gdy łącze znów jest dostępne.
Google Workspace: Drive for desktop
Google oferuje aplikację Drive for desktop, która pozwala:
• synchronizować wybrane foldery lub cały dysk,
• pracować na plikach offline (są zapisywane lokalnie i później zsynchronizują się automatycznie),
• korzystać z trybu „streamowania”, gdzie pliki są widoczne w systemie, ale pobierają się dopiero przy otwarciu.
To rozwiązanie sprawdza się dobrze w typowej pracy biurowej. Jednak przy bardzo dużych plikach (np. powyżej 1 GB) czy intensywnej edycji, synchronizacja bywa wolniejsza niż w przypadku OneDrive.
OneDrive: differential sync
Microsoft wprowadził mechanizm differential sync, który przesyła tylko zmienione fragmenty pliku, a nie całość. Dzięki temu praca na dużych dokumentach Word, Excel czy plikach multimedialnych jest zauważalnie szybsza.
OneDrive również pozwala na:
• pracę w trybie offline,
• wybieranie folderów do synchronizacji,
• korzystanie z opcji „Files On-Demand”, czyli streamowania plików podobnie jak w Google Drive.
W praktyce, w firmach pracujących na ciężkich arkuszach czy plikach graficznych, OneDrive zwykle działa sprawniej i obciąża mniej łącze internetowe.
Offline w aplikacjach
• Google Workspace – tryb offline trzeba włączyć ręcznie w przeglądarce (Chrome). Pozwala on edytować dokumenty, arkusze i prezentacje, które zsynchronizują się po powrocie online.
• Microsoft 365 – aplikacje desktopowe (Word, Excel, PowerPoint) działają w pełni offline, a synchronizacja z OneDrive następuje w tle. To daje większą ciągłość pracy, szczególnie w środowisku z niestabilnym internetem.
Tabela: Synchronizacja i praca offline
| Funkcja | Google Workspace | OneDrive |
|---|---|---|
| Aplikacja desktop | Drive for desktop | OneDrive (Windows/macOS) |
| Tryb offline | Tak, po wcześniejszym włączeniu (Chrome) | Tak, pełna praca offline w aplikacjach Office |
| Streamowanie plików | Tak („streaming files”) | Tak („Files On-Demand”) |
| Differential sync | Nie | Tak, przesyłanie tylko zmienionych fragmentów |
| Wydajność przy dużych plikach | Dobra, ale wolniejsza przy >1 GB | Bardzo dobra, szczególnie przy dużych plikach |
| Wsparcie dla aplikacji natywnych | Tylko w przeglądarce (offline po aktywacji) | Pełne wsparcie aplikacji desktopowych |
Jeśli Twoi pracownicy często pracują na dużych plikach, OneDrive zwykle okazuje się szybszy i bardziej stabilny. Natomiast dla zespołów, które działają głównie w przeglądarce i potrzebują prostoty, Google Workspace w zupełności wystarczy.
Udostępnianie i kontrola dostępu
Praca w chmurze to nie tylko przechowywanie dokumentów, ale przede wszystkim możliwość dzielenia się nimi z zespołem i partnerami zewnętrznymi. Tu różnice między Google Workspace a OneDrive są wyraźne – zarówno pod względem elastyczności, jak i precyzji kontroli.
Google Workspace: prostota i przejrzystość
Google od lat słynie z bardzo intuicyjnego systemu udostępniania. Każdy plik czy folder można współdzielić na kilka sposobów:
• link publiczny (do odczytu, z komentarzem lub edycją),
• dostęp ograniczony do osób w organizacji,
• udostępnianie konkretnym adresom e-mail.
W planach Business Standard i wyższych administratorzy mogą dodatkowo ustawiać:
• ograniczenia do wybranych domen,
• blokady pobierania, drukowania czy kopiowania dokumentów,
• daty wygaśnięcia dostępu.
W kontekście zespołów szczególnie ważne są Shared Drives – przestrzenie, gdzie właścicielem plików jest firma, a nie pojedynczy pracownik. Dzięki temu przy zmianie zatrudnienia nie ma ryzyka utraty danych.
OneDrive: elastyczność z integracją SharePoint
OneDrive również pozwala udostępniać pliki poprzez linki (do odczytu lub edycji), zabezpieczone hasłem czy datą wygaśnięcia. Możliwe jest też ograniczenie dostępu tylko do użytkowników wewnętrznych.
Atutem ekosystemu Microsoft jest integracja z SharePoint – dzięki temu firmy mogą budować bardziej rozbudowane struktury udostępniania i zarządzania dokumentami. Każdy plik z OneDrive można przenieść lub współdzielić w ramach bibliotek SharePoint, gdzie dochodzą takie funkcje jak przepływy pracy, etykiety zgodności czy polityki retencji.
Precyzja vs intuicyjność
• Google Workspace wygrywa prostotą – nawet mniej techniczne osoby łatwo ustawią dostęp do dokumentu.
• OneDrive daje większą kontrolę w dużych organizacjach, zwłaszcza gdy połączymy go z SharePoint i systemami bezpieczeństwa Microsoft 365.
Tabela: Udostępnianie i kontrola dostępu
| Funkcja | Google Workspace | OneDrive |
|---|---|---|
| Link publiczny | Tak (odczyt, komentarz, edycja) | Tak (odczyt, edycja) |
| Link z hasłem | Nie (tylko ograniczenie domenowe) | Tak, możliwość ustawienia hasła |
| Data wygaśnięcia linku | Tak (w planach Standard i wyższych) | Tak |
| Ograniczenia domenowe | Tak | Tak |
| Blokada pobierania / kopiowania | Tak | Tak |
| Własność plików | Shared Drives – właścicielem jest organizacja | Biblioteki SharePoint – właścicielem jest organizacja |
| Integracja z systemem DLP | Tak (Vault, DLP) | Tak (Microsoft Purview, w M365) |
Jeśli Twojej firmie zależy na łatwym i szybkim udostępnianiu, Google Workspace daje przewagę intuicyjności. Jeżeli jednak kluczowa jest ścisła kontrola i integracja z politykami bezpieczeństwa, OneDrive w połączeniu z SharePoint będzie mocniejszym rozwiązaniem.
Bezpieczeństwo, zgodność i miejsca przechowywania danych
Dla wielu firm decyzja o wyborze chmury nie sprowadza się do ceny czy wygody. Równie ważne są bezpieczeństwo danych, zgodność z przepisami (np. RODO) i możliwość określenia, gdzie fizycznie przechowywane są pliki.
Google Workspace: szyfrowanie i kontrola nad danymi
Google zapewnia szyfrowanie danych zarówno w spoczynku (at rest), jak i podczas transmisji (in transit). Dodatkowo dostępne są funkcje:
• Client-Side Encryption (CSE) – umożliwia samodzielne zarządzanie kluczami szyfrującymi. Dzięki temu nawet Google nie ma dostępu do zawartości plików.
• Data Loss Prevention (DLP) – reguły zabezpieczające przed przypadkowym udostępnieniem poufnych danych.
• Google Vault – archiwizacja, retencja i eDiscovery, dostępne w wyższych planach (Business Plus, Enterprise).
• Regiony danych – administrator może wskazać, aby dane były przechowywane wyłącznie na terenie UE lub USA.
Dla firm działających w Europie szczególnie ważna jest opcja regionów danych, która ułatwia spełnianie wymogów RODO i audytów bezpieczeństwa.
OneDrive: bezpieczeństwo w ekosystemie Microsoft 365
Podstawowe szyfrowanie obejmuje wszystkie pliki w OneDrive – zarówno w spoczynku, jak i w transmisji. Jednak prawdziwą wartość dodaną widać dopiero przy integracji z Microsoft 365:
• Microsoft Purview – zestaw narzędzi do klasyfikacji danych, DLP, eDiscovery i zarządzania zgodnością.
• Microsoft Defender for Business – ochrona przed zagrożeniami, dostępna w planach Business Premium.
• EU Data Boundary – dane klientów z UE mogą być przechowywane wyłącznie na terenie Unii, co wspiera zgodność z RODO.
• Zaawansowana kontrola dostępu – Conditional Access, MFA i integracja z Azure AD pozwalają precyzyjnie zarządzać bezpieczeństwem użytkowników.
Google vs Microsoft – różne filozofie
• Google stawia na prostsze w użyciu mechanizmy, które sprawdzają się w małych i średnich firmach oraz startupach.
• Microsoft daje bardziej rozbudowane narzędzia, które są szczególnie przydatne w większych organizacjach i tam, gdzie wymagana jest ścisła zgodność z procedurami bezpieczeństwa.
Tabela: Bezpieczeństwo i zgodność – Google Workspace vs OneDrive
| Funkcja | Google Workspace | OneDrive |
|---|---|---|
| Szyfrowanie | Tak (at rest, in transit, opcjonalnie CSE) | Tak (at rest, in transit) |
| DLP (Data Loss Prevention) | Tak, w planach wyższych | Tak, przez Microsoft Purview |
| Archiwizacja i eDiscovery | Vault (Business Plus, Enterprise) | Purview (różne poziomy w M365) |
| Regiony danych (UE/US) | Tak, możliwość wyboru | Tak, EU Data Boundary |
| Zarządzanie kluczami szyfrującymi | Tak (CSE) | Nie, domyślnie Microsoft zarządza |
| Integracja z systemami bezpieczeństwa | Podstawowa (Google Admin, DLP) | Rozbudowana (Defender, Intune, Conditional Access) |
Jeśli potrzebujesz maksymalnej prostoty i jasnych ustawień bezpieczeństwa, Google Workspace sprawdzi się doskonale. Jeśli natomiast Twoja firma wymaga rozbudowanych narzędzi audytowych i zaawansowanego zarządzania tożsamością, przewagę ma OneDrive w pakiecie Microsoft 365.
Integracje i automatyzacje w pracy na plikach
Dla wielu firm sama przestrzeń dyskowa to za mało. Coraz częściej oczekuje się, aby system do przechowywania dokumentów automatyzował procesy i dobrze współpracował z innymi narzędziami – od CRM po aplikacje do podpisu elektronicznego.
Google Workspace: prostota i elastyczność
Google stawia na integracje przez API oraz gotowe wtyczki. Dysk Google można łatwo połączyć z wieloma aplikacjami firm trzecich – narzędziami CRM, aplikacjami do zarządzania projektami czy platformami do podpisu dokumentów.
Najważniejsze opcje automatyzacji:
• Google Apps Script – prosty język skryptowy pozwalający automatyzować zadania w obrębie Dysku, Dokumentów czy Arkuszy.
• AppSheet – platforma low-code/no-code, dzięki której można budować własne aplikacje biznesowe działające na danych z Google Drive.
• Integracje z popularnymi usługami (Slack, Zoom, DocuSign, Trello) dostępne w Marketplace.
To podejście jest szczególnie korzystne dla firm, które cenią prostotę i szybkość tworzenia prostych automatyzacji bez dużych nakładów IT.
OneDrive: automatyzacje w ekosystemie Microsoft
OneDrive staje się dużo potężniejszy, gdy działa w ramach Microsoft 365. Dzięki temu zyskuje dostęp do narzędzi klasy enterprise:
• Power Automate – rozbudowana platforma do budowania przepływów pracy, np. automatyczne kopiowanie plików, zatwierdzanie dokumentów czy integracja z CRM.
• Power Apps – możliwość tworzenia aplikacji biznesowych korzystających z danych w OneDrive/SharePoint.
• Integracje z Teams i SharePoint – dokumenty mogą być częścią szerszych procesów, np. obiegu faktur czy projektów.
• Obsługa setek konektorów do aplikacji firm trzecich – od systemów ERP po narzędzia HR.
To rozwiązanie bardziej wymagające, ale niezwykle mocne – szczególnie tam, gdzie firma chce zautomatyzować obiegi dokumentów lub wdrożyć workflow z akceptacjami i podpisami.
Google vs Microsoft – kiedy które lepsze?
• Google Workspace – gdy potrzebujesz szybkich, prostych automatyzacji, a zespół nie ma własnego działu IT.
• Microsoft 365 / OneDrive – gdy firma potrzebuje zaawansowanych integracji, rozbudowanych przepływów pracy i centralnego zarządzania.
Tabela: Integracje i automatyzacje
| Obszar | Google Workspace | OneDrive (z M365) |
|---|---|---|
| Automatyzacja procesów | Apps Script, AppSheet | Power Automate, Power Apps |
| Marketplace / Add-ons | Tak, tysiące integracji | Tak, setki konektorów |
| Integracje z innymi narzędziami | Slack, Zoom, Trello, DocuSign, CRM | Teams, SharePoint, Dynamics 365, CRM/ERP |
| Budowanie własnych aplikacji | AppSheet (no-code) | Power Apps (low-code) |
| Skala i złożoność | Proste procesy i aplikacje | Złożone workflow i integracje enterprise |
W skrócie: Google Workspace daje przewagę prostoty, a OneDrive w pakiecie Microsoft 365 – mocy i skali. Wybór zależy od tego, czy potrzebujesz „szybkich automatyzacji”, czy pełnoprawnych procesów biznesowych.
Ceny i proste kalkulacje dla małych i średnich firm
Koszt licencji to jeden z kluczowych czynników przy wyborze chmury. Dlatego przyjrzyjmy się, ile faktycznie zapłaci firma, jeśli zdecyduje się na Google Workspace albo OneDrive (samodzielnie lub w pakiecie Microsoft 365).
Google Workspace – ceny (2025)
Cennik Google Workspace dla firm (wg oficjalnej strony Google Workspace Pricing):
• Business Starter – 7,20 USD / użytkownik / miesiąc
• Business Standard – 14,40 USD / użytkownik / miesiąc
• Business Plus – 21,60 USD / użytkownik / miesiąc
• Enterprise – cena ustalana indywidualnie
OneDrive i Microsoft 365 – ceny (2025)
Cennik OneDrive i Microsoft 365 (wg oficjalnej strony Microsoft 365 Business Plans):
• OneDrive Plan 1 – 5 USD / użytkownik / miesiąc
• OneDrive Plan 2 – 10 USD / użytkownik / miesiąc
• Microsoft 365 Business Basic – 6 USD / użytkownik / miesiąc
• Microsoft 365 Business Standard – 12,50 USD / użytkownik / miesiąc
• Microsoft 365 Business Premium – 22 USD / użytkownik / miesiąc
Przykładowe kalkulacje – firma 25-osobowa
• Google Workspace Business Standard
25 × 14,40 USD = 360 USD miesięcznie• OneDrive Plan 1 (samodzielny)
25 × 5 USD = 125 USD miesięcznie• Microsoft 365 Business Standard
25 × 12,50 USD = 312,50 USD miesięcznie
Tabela: Koszty dla 25 użytkowników
| Plan | Cena / użytkownika | Koszt miesięczny (25 osób) | Co obejmuje |
|---|---|---|---|
| Google Workspace Business Standard | 14,40 USD | 360 USD | Pooled storage, Docs/Sheets/Slides, Meet do 150 osób |
| OneDrive Plan 1 | 5 USD | 125 USD | 1 TB/osoba, przechowywanie plików |
| Microsoft 365 Business Standard | 12,50 USD | 312,50 USD | 1 TB/osoba, Office desktop, Teams, Exchange |
W skrócie: najtańszy jest OneDrive Plan 1, ale daje tylko przestrzeń dyskową. Google Workspace i Microsoft 365 kosztują więcej, jednak obejmują kompletny zestaw narzędzi biurowych.
Migracja – ścieżki, narzędzi i ryzyka
Przeniesienie danych między systemami chmurowymi zawsze wiąże się z wyzwaniami. Niezależnie od tego, czy przechodzisz z Google Workspace do OneDrive, czy odwrotnie – kluczowe jest zaplanowanie procesu i zabezpieczenie danych.
Ścieżki migracji
Z Google Workspace do OneDrive/Microsoft 365
• Microsoft oferuje narzędzia do migracji (np. SharePoint Migration Tool) umożliwiające przenoszenie plików z Google Drive.
• Możliwe jest też skorzystanie z narzędzi firm trzecich (np. CloudM, Mover).
Z OneDrive do Google Workspace
• Google Workspace Migration for Drive (GWMME) pozwala importować pliki z OneDrive/SharePoint.
• Przy dużych wolumenach stosuje się też dedykowane rozwiązania firm partnerskich.
Kluczowe ryzyka
• Uprawnienia – różnice między Shared Drives a bibliotekami SharePoint mogą powodować utratę lub zmianę dostępów.
• Linki i udostępnienia – po migracji często trzeba je konfigurować od nowa.
• Format plików – niektóre funkcje Office (np. makra VBA) mogą nie działać poprawnie w Dokumentach Google.
• Czas i dostępność – duże migracje najlepiej planować w weekend lub poza godzinami pracy.
Jak ograniczyć ryzyko?
• Zrób pilotaż na niewielkiej grupie danych.
• Przygotuj plan rollbacku na wypadek problemów.
• Przeprowadź szkolenie użytkowników, by uniknąć chaosu przy pierwszym logowaniu.
Migracja nie musi być bolesna – przy dobrym planie można ją wykonać w jeden weekend, minimalizując przestój w pracy.
Jak dopasować rozwiązanie do potrzeb Firmy
Nie ma jednego rozwiązania idealnego dla wszystkich. Wybór zależy od sposobu pracy Twojej firmy. Oto cztery typowe scenariusze, w których decyzja staje się prostsza:
1. Startup lub mała firma pracująca głównie online
Twoi pracownicy korzystają głównie z przeglądarki, rzadko otwierają aplikacje desktopowe, a najważniejsza jest szybka współpraca w czasie rzeczywistym.
Lepszy wybór: Google Workspace – prostota, pooled storage, płynna edycja dokumentów w zespole.
2. Dział księgowy lub finansowy
Zespół codziennie pracuje na rozbudowanych arkuszach Excela z makrami i skomplikowanymi formułami. Liczy się zgodność i stabilność formatów Office.
Lepszy wybór: OneDrive w pakiecie Microsoft 365 – pełna obsługa makr VBA, integracja z aplikacjami Office desktop.
3. Agencja kreatywna lub marketingowa
Tworzysz grafiki, wideo i duże pliki, które często trzeba udostępniać klientom zewnętrznym. Liczy się pojemność, elastyczne linki i wygoda.
Lepszy wybór: Google Workspace – większa swoboda w pooled storage, proste linki do współpracy z partnerami.
4. Firma z branży regulowanej (np. medyczna, prawnicza)
Masz wysokie wymagania dotyczące audytów, retencji danych i kontroli dostępu do dokumentów.
Lepszy wybór: OneDrive w Microsoft 365 Business Premium – narzędzia zgodności (Purview), zaawansowane bezpieczeństwo i EU Data Boundary.
Jeśli Twoja firma znajduje się „pomiędzy” tymi scenariuszami – warto przeprowadzić krótką analizę potrzeb i policzyć TCO. Możemy pomóc Ci ocenić, które rozwiązanie lepiej sprawdzi się w Twoim biznesie, przygotować plan wdrożenia i przeprowadzić migrację bez przestojów. Skontaktuj się z nami, a doradzimy najkorzystniejsze rozwiązanie dla Twojej firmy.
Najczęściej zadawane pytania
Czy OneDrive Plan 2 naprawdę jest nielimitowany?
Jak policzyć realną pojemność w Google Workspace przy pooled storage?
Co z bardzo dużymi plikami?
Czy można korzystać z obu systemów równolegle?
Czy w Google otworzę pliki z makrami VBA?
Jak wygląda odzyskiwanie plików po błędzie użytkownika lub ataku?
Google Workspace i OneDrive to dwa różne podejścia do pracy w chmurze.
• Google Workspace stawia na prostotę, współpracę w czasie rzeczywistym i elastyczny model pooled storage.
• OneDrive (szczególnie w pakiecie Microsoft 365) daje pełną zgodność z plikami Office, differential sync i rozbudowane funkcje bezpieczeństwa.
Nie ma rozwiązania uniwersalnego – wybór zależy od specyfiki firmy: sposobu pracy, wymagań dotyczących bezpieczeństwa i oczekiwań wobec aplikacji biurowych.
Jeśli zastanawiasz się, które rozwiązanie lepiej sprawdzi się w Twojej organizacji – odezwij się do nas. Pomożemy Ci przeanalizować potrzeby, przygotować plan wdrożenia i bezpiecznie przeprowadzić migrację.
Polski 
English