Podpis kwalifikowany potrafi przestać działać w najmniej odpowiednim momencie: wysyłka do ZUS, ePUAP, KSeF, JPK, przetargi, umowy. Problem zwykle nie wynika z „zepsutego podpisu”, tylko z drobnej zmiany w systemie (aktualizacja, sterownik, przeglądarka, uprawnienia), która blokuje składanie podpisu.
Poniżej znajdziesz najczęstsze przyczyny oraz checklistę, dzięki której szybko zawęzisz źródło problemu.
Jak wygląda problem? Najczęstsze objawy
Jak wygląda problem? Najczęstsze objawy
• Przeglądarka nie widzi certyfikatu / nie pokazuje możliwości podpisu
• Token/karta nie jest wykrywana
• Podpisywanie „kręci się” i nic się nie dzieje
• Pojawia się błąd podpisu lub błąd certyfikatu
• Działało wczoraj, dziś nie działa
• Na jednym komputerze działa, na innym nie
• Nie działa w RDP / na serwerze / w maszynie wirtualnej
Warto od razu ustalić, gdzie podpisujesz:
• W przeglądarce (np. ePUAP, platformy przetargowe)
• W aplikacji dostawcy podpisu
• W programie księgowym/ERP
• Przez pulpit zdalny (RDP) lub na serwerze
Jakie mogą być przyczyny, że Twój podpis kwalifikowany nie działa?
1. Aktualizacja Windows / przeglądarki zmieniła działanie komponentu podpisu
Po Windows Update albo aktualizacji Chrome/Edge/Firefox potrafią zmienić się uprawnienia, integracja dodatku/wtyczki lub ustawienia zabezpieczeń.
Co sprawdzić:
• Sprawdź podpis w innej przeglądarce (Edge ↔ Chrome)
• Sprawdź na innym profilu użytkownika Windows
2. Certyfikat wygasł albo token/karta się zablokowała
Najprostsze powody zdarzają się najczęściej:
• Certyfikat stracił ważność
• Po kilku błędnych próbach PIN token może się zablokować
Co sprawdzić:
• Sprawdź ważność certyfikatu w aplikacji dostawcy podpisu
3. Token/karta nie jest wykrywana – sterownik, port USB, czytnik
Powody bywają banalne:
• Sterownik nie doinstalował się poprawnie
• Windows podmienił sterownik
• Problem z hubem USB / stacją dokującą
• Usługa odpowiedzialna za token nie startuje
Co sprawdzić:
• Podepnij token bezpośrednio do portu USB w komputerze (bez huba/docka)
• Zmień port USB
• Sprawdź działanie na innym komputerze
4. Konflikt różnych podpisów lub „naprawy na ślepo”
Jeśli na komputerze były instalowane różne komponenty podpisu (albo „ktoś instalował co popadnie”), potrafią się gryźć:
• Biblioteki i dodatki
• Usługi działające w tle
• Konfiguracja certyfikatów
Efekt: losowe działanie, błędy, albo „raz działa, raz nie”.
5. Platforma (np. ePUAP/przetargi) jest wrażliwa na ustawienia zabezpieczeń
Część platform podpisu jest wrażliwa na:
• Konfigurację przeglądarki
• SmartScreen/ochronę
• Blokowanie uruchamiania komponentów
• Specyficzne ustawienia środowiska
Zwykle pomaga podejście: diagnoza + poprawna konfiguracja, a nie wielokrotna reinstalacja.
6. Podpis w RDP / na serwerze / w maszynie wirtualnej
W firmach często podpis ma działać na serwerze księgowym albo w sesji zdalnej.
Problemy zwykle wynikają z:
• Braku przekierowania USB
• Polityk bezpieczeństwa
• Uprawnień
• Różnic w konfiguracji między komputerem lokalnym a serwerem
Jeśli podpis ma działać w RDP/VM, warto to ustawić porządnie – prowizorki często pokazują swoje oblicze w najmniej odpowiednim momencie, np. 15 minut przed końcem terminu złożenia podpisu (ratowaliśmy już z takich sutuacji).
Co zrobić na początku – bez obaw na start
1. Zrestartuj komputer (usługi podpisu potrafią „utknąć”).
2. Przepnij token do innego portu USB, najlepiej bezpośrednio do komputera.
3. Sprawdź na innym komputerze (od razu wiesz, czy winny jest token czy system).
4. Sprawdź ważność certyfikatu w aplikacji podpisu.
5. Spróbuj w innej przeglądarce (Edge/Chrome).
6. Jeśli podpisujesz w RDP: sprawdź przekierowanie urządzeń USB.
Jeśli po tym dalej nie działa, najczęściej problem leży już w sterownikach, komponentach systemu, uprawnieniach lub politykach bezpieczeństwa i wtedy warto podejść do tego metodycznie, żeby nie dołożyć dodatkowej pracy i nie popsuć konfiguracji.
Co przygotować, żeby diagnoza była szybka
• Dostawca podpisu (np. Certum/Szafir, KIR, EuroCert, Asseco itd.)
• Windows 10/11 + czy to laptop/PC
• Gdzie podpisujesz (ePUAP/KSeF/JPK/aplikacja)
• Czy problem jest na jednym czy wielu stanowiskach
• Czy to dotyczy RDP/serwera/VM
• Treść błędu (najlepiej zrzut ekranu)
Możesz odezwać się do nas z tymi informacjami i staniemy na wysokości zadania, żeby rozwiązać Twój problem.
FAQ - pytania i odpowiedzi
Sam token działa lokalnie, ale większość platform i procesów podpisu wymaga połączenia z usługą/serwisem, więc brak internetu potrafi wyglądać jak „zepsuty podpis”.
Tak, ale trzeba to dobrze poustawiać (przekierowanie urządzeń, uprawnienia, konfiguracja środowiska).
Czasem pomaga, ale często pogarsza sytuację, bo dochodzą konflikty komponentów i „bałagan” w systemie. Najszybciej jest zrobić kilka testów (inna przeglądarka, inny komputer, bezpośrednie USB) i dopiero potem podjąć decyzję, co faktycznie trzeba naprawić.
Podpis kwalifikowany jest przypisany do konkretnej osoby. Technicznie token można przepinać, ale formalnie podpis zawsze identyfikuje właściciela certyfikatu. W firmach to częsty błąd organizacyjny – lepiej, żeby osoby podpisujące miały własne podpisy.
Możesz korzystać z tego samego tokena na różnych komputerach, ale każdy komputer musi mieć poprawnie zainstalowane komponenty/sterowniki. W praktyce warto ustandaryzować stanowiska, żeby podpis działał przewidywalnie w całej firmie.
Najczęściej: sterownik tokena/czytnika, komponent podpisu, aktualizacja Windows, konflikt po instalacji różnych wersji oprogramowania podpisu lub problem z uprawnieniami na komputerze.
To może wynikać z uprawnień, dostępu do komponentów, instalacji “na użytkownika” lub “na komputer”, albo z tego, gdzie program trzyma konfigurację. W firmach częste jest też podpisywanie na koncie bez uprawnień lokalnych.
Najczęściej: zmiana po aktualizacji przeglądarki, blokada komponentu, konflikt dodatków albo brak dostępu do certyfikatu w systemie. Warto sprawdzić w Edge i Chrome oraz na innym profilu użytkownika Windows.
Może. Zdarza się, że ochrona blokuje komponent, sterownik lub integrację przeglądarki. Jeśli po aktualizacji zabezpieczeń nagle przestało działać, warto sprawdzić logi/zdarzenia i wyjątki – zamiast reinstalować wszystko od zera.
Tak. Takie sytuacje to klasyczne „pożary”, które potrafią zatrzymać księgowość, kadry albo proces podpisywania dokumentów. Nasz zespół na co dzień pomaga firmom w podobnych awariach: podpis kwalifikowany, certyfikaty, konfiguracja przeglądarek, sterowniki tokenów, praca przez RDP/VM, konflikty komponentów i skutki aktualizacji.
W wielu przypadkach tak, o ile mamy dostęp do komputera/środowiska przez aplikację do pomocy zdalnej i możemy sprawdzić konfigurację. Jeśli okaże się, że problem dotyczy sprzętu (token, czytnik, port USB), wtedy podpowiadamy proste testy, które od razu zawężają przyczynę.
Jak możemy Ci pomóc
Na co dzień działamy dostarczając obsługę informatyczną dla firm i jesteśmy Twoim zewnętrznym działem IT, który działa tak, jakbyś miał własnych informatyków na miejscu. Gdy pojawia się nagły problem (np. podpis kwalifikowany przestaje działać przy ZUS, ePUAP, KSeF, JPK czy przy podpisywaniu umów), po prostu zgłaszasz temat i bierzemy go na siebie. Reagujemy szybko, diagnozujemy przyczynę i doprowadzamy sprawę do końca, bez wielogodzinnych prób „na ślepo”.
To odciąża Twoją głowę z takich pożarów i drobnych awarii, żebyś mógł skupić się na prowadzeniu firmy, a nie na walce z ustawieniami i komunikatami błędów. Możesz równie dobrze rozwiązać ten problem samodzielnie i pewnie finalnie Ci się to uda. Nasuwa się jednak pytanie, czy warto poświęcać na to czas i dokładać sobie niepotrzebnego stresu, skoro to nie jest w zakresie Twoich obowiązków ani kluczowych kompetencji. Dzięki stałej współpracy masz realne oparcie w trudnych sytuacjach i spokój, że jest ktoś, kto zna Twoje środowisko i ogarnia takie tematy na bieżąco.
