Zarządzanie zadaniami to podstawa sprawnej pracy – zarówno w jednoosobowej działalności, jak i w kilkuosobowym zespole czy w większym biurze. Bez systemu, który pozwala śledzić, co zostało zrobione, co trzeba wykonać dziś, a co można oddelegować, łatwo o chaos, zapomniane terminy i stres.
W świecie Microsoft 365 do dyspozycji mamy dwa bardzo popularne narzędzia: Microsoft To Do and Planner. Oba są dostępne w pakietach Microsoft 365 i pozwalają organizować pracę, ale… działają zupełnie inaczej. Jeden sprawdza się idealnie w codziennym zarządzaniu własnymi zadaniami, drugi – w planowaniu pracy zespołu.
Firmy, które wspieramy technicznie – zarówno w Warszawie, jak i okolicznych miejscowościach – nieraz głowią się nad tym, które narzędzie sprawdzi się lepiej: Planner czy To Do. Pozornie podobne, a jednak zupełnie inne.
Ten artykuł pomoże Ci zrozumieć, na czym polegają te różnice i jak dobrać rozwiązanie do Twoich potrzeb. Pokażemy:
• jakie są kluczowe różnice między tymi dwoma aplikacjami,
• jakie mają wady i zalety,
• w jakich scenariuszach sprawdzą się najlepiej,
• i co najważniejsze – jak możesz je zautomatyzować z pomocą Power Automate.
Na co dzień korzystamy z Microsoft To Do w naszej firmie i dobrze znamy jego mocne strony. Jeśli zdecydujesz, że to narzędzie dla Ciebie – chętnie pomożemy we wdrożeniu i konfiguracji, bez względu na to, czy pracujesz sam, czy prowadzisz kilkuosobowy zespół.
Czym jest Microsoft To Do?
Microsoft To Do to intuicyjna aplikacja do zarządzania zadaniami osobistymi, która z powodzeniem zastępuje papierowe listy „do zrobienia”, kolorowe karteczki czy zadania oznaczone gwiazdką w Outlooku. Jej głównym celem jest pomoc w uporządkowaniu codziennych obowiązków – tych zawodowych i prywatnych – w sposób prosty, przejrzysty i dostępny z każdego urządzenia.
Kluczowe funkcje Microsoft To Do:
• Listy zadań – możesz tworzyć różne listy tematyczne (np. „Marketing”, „Zadania tygodnia”, „Do oddzwonienia”) i przypisywać im konkretne zadania.
• „Mój dzień” – specjalna lista, do której każdego dnia wybierasz najważniejsze rzeczy do zrobienia (funkcja świetnie wspiera skupienie i produktywność).
• Daty, przypomnienia i powtarzanie zadań – ustawisz deadline’y, cykliczne zadania i przypomnienia o ważnych terminach.
• Podzadania i notatki – każde zadanie można rozwinąć o dodatkowe kroki i komentarze.
• Integracja z Outlookiem – flagowane maile i zadania z Outlooka automatycznie pojawiają się w To Do.
• Aplikacja mobilna i desktopowa – działa na Windowsie, iOS, Androidzie oraz w przeglądarce.
To narzędzie idealne dla osób, które:
• pracują samodzielnie,
• chcą mieć prosty system do kontroli nad codziennymi obowiązkami,
• nie potrzebują rozbudowanego planowania zespołowego.
W naszej codziennej pracy korzystamy z Microsoft To Do jako naszego głównego narzędzia do zarządzania zadaniami indywidualnymi. Sprawdza się świetnie zarówno w drobnych działaniach (np. przypomnienie o aktualizacji oprogramowania klienta), jak i w większych projektach (np. wdrożenia Microsoft 365 dla firmy z Warszawy).
Dzięki jego prostocie – łatwo wprowadzić je nawet w firmach, które wcześniej nie korzystały z żadnych narzędzi do planowania. To doskonały pierwszy krok do uporządkowania pracy – bez przytłaczającej nauki i długich wdrożeń.
Myślisz o wdrożeniu Microsoft To Do, ale brakuje Ci czasu na testowanie?
Oszczędź sobie prób i błędów – przygotujemy gotowe środowisko, dopasowane do stylu pracy Twojego zespołu.
Write to usCzym jest Microsoft Planner?
Microsoft Planner to narzędzie stworzone z myślą o zespołach, które potrzebują prostego i przejrzystego systemu do organizacji wspólnej pracy. Działa w modelu tablicy kanban, czyli wizualnego planowania zadań w kolumnach – na przykład „Do zrobienia”, „W trakcie”, „Zrobione”. To sprawia, że każdy członek zespołu widzi, kto nad czym pracuje i na jakim etapie są poszczególne zadania.
Planner jest częścią Microsoft 365 i bardzo dobrze integruje się z innymi usługami tej platformy – przede wszystkim z Microsoft Teams and Outlookiem. Po przypisaniu zadania do konkretnej osoby, użytkownik otrzymuje powiadomienie, może dodać komentarze, załączniki, terminy wykonania i etykiety.
Co oferuje Microsoft Planner?
• Tworzenie planów projektowych – z możliwością podziału zadań na kategorie i kolumny.
• Przypisywanie zadań członkom zespołu – z automatycznymi powiadomieniami.
• Daty, etykiety, załączniki – każde zadanie może zawierać wiele szczegółów.
• Widok wykresów i harmonogramów – przydatny przy większych projektach.
• Teams Integration – możliwe przypinanie planów do kanałów jako zakładki.
• Praca w czasie rzeczywistym – widzisz zmiany wprowadzane przez współpracowników.
Planner sprawdza się w firmach, które:
• pracują w zespołach kilkuosobowych lub większych,
• chcą mieć pełną widoczność zadań i ich statusów,
• potrzebują współdzielonego narzędzia, które nie wymaga dodatkowych licencji ani skomplikowanej konfiguracji.
W codziennej pracy Planner bywa używany do zarządzania działaniami marketingowymi, rozpisywania projektów wdrożeniowych czy harmonogramów obsługi klienta. Ze względu na swoją wizualną strukturę, jest często wybierany przez osoby, które wolą pracować „na tablicy”, a nie na liście.
To nie jest narzędzie tylko dla „dużych firm” – również w mniejszych zespołach może pomóc uporządkować zadania, szczególnie gdy wiele osób pracuje nad różnymi etapami tego samego projektu.
Porównanie – Microsoft To Do vs Planner
Poniżej znajdziesz szczegółowe porównanie obu narzędzi – funkcje, zastosowania, integracje, ceny i ograniczenia.
Kiedy używać?
• Microsoft To Do this narzędzie osobiste: prosty sposób na organizację codziennych obowiązków – prywatnych i zawodowych.
• Microsoft Planner jest skierowany do zespołów: pozwala wizualnie zarządzać przepływem pracy w projektach grupowych za pomocą tablic kanban.
Interfejs i podejście
• To Do: lista zadań z podzadaniami i widokiem „Mój dzień” – idealna do skupienia się na tym, co najważniejsze.
• Planner: tablica z kolumnami (np. „Do zrobienia”, „W trakcie”, „Zrobione”), podział na kategorie i przypisania do członków zespołu.
Praca zespołowa i przypisywanie
• Planner umożliwia przypisywanie zadań, wspólne komentarze, załączniki i etykiety – wszystko w ramach planu i grupy.
• To Do pozwala na współdzielenie całych list, ale raczej służy do prostych zadań współpracy między 1–2 osobami.
Integrations
Oba narzędzia synchronizują się z innymi elementami Microsoft 365:
| Integracja | To Do | Planner |
|---|---|---|
| Zadania z Outlooka („flagi”) | ✔️ Zadania oznaczone flagą w Outlooku pojawiają się automatycznie | ✔️ Zadania przypisane w Outlooku widoczne w Plannerze |
| Widok „Assigned to you” w To Do | ✔️ Zadania z Plannera pojawiają się automatycznie na liście To Do | - |
| Microsoft Teams | ✔️ Dostęp przez aplikację Zadania w Teams | ✔️ jako zakładka w kanałach Teams |
• To Do: proste daty i ograniczone możliwości przeglądu harmonogramu.
• Planner: dostęp do widoku kalendarza, wykresów, a w wersji premium – Gantt, widok People, milestones i ścieżki krytyczne.
Cena i licencje
• Microsoft To Do – całkowicie darmowy i dostępny w każdej subskrypcji Microsoft 365.
• Microsoft Planner – dostępny w większości planów biznesowych Microsoft 365. Wersja premium (Project for the web / Copilot) wymaga wyższej licencji.
Summary
To Do
• Idealny do codziennych, osobistych zadań.
• Prosty, mobilny, wolny od nadmiaru funkcji.
Planner
• Doskonały do koordynacji zadań zespołowych.
• Umożliwia wizualizację, raportowanie i przypisywanie.
Oba narzędzia dobrze się uzupełniają – zadania z Plannera mogą trafiać bezpośrednio do widoku „Assigned to you” w To Do
| Cecha / Funkcja | Microsoft To Do | Microsoft Planner |
|---|---|---|
| Typ narzędzia | Lista zadań osobistych | Planowanie zadań zespołowych (kanban) |
| For whom? | Freelancerzy, właściciele JDG | Zespoły kilkuosobowe, managerowie |
| Interfejs | Lista zadań, „Mój dzień”, priorytety | Tablica kanban, kolumny, etykiety |
| Współpraca zespołowa | Ograniczona – udostępnianie list | Rozbudowana – przypisywanie zadań, komentarze |
| Integracja z Outlook | ✔️ (flagi i zadania) | ✔️ (przypisania pojawiają się w To Do) |
| Widok w Teams | Tak – przez apkę „Zadania” | Tak – jako zakładka w kanale |
| Widok kalendarza i wykresów | Minimalny | Kalendarz + widok postępu i harmonogramy |
| Dostępność w Microsoft 365 | W każdej wersji, także darmowej | W planach biznesowych |
| Koszty dodatkowe | Brak – narzędzie darmowe | Planner Premium – dodatkowo płatny |
| Automatyzacja z Power Automate | ✔️ (np. tworzenie zadań z e-maili) | ✔️ (np. synchronizacja i przypisania) |
Zalety i wady
Wybór między Microsoft To Do a Plannerem nie powinien opierać się wyłącznie na intuicji – warto przyjrzeć się ich mocnym i słabszym stronom. Poniżej przedstawiamy najważniejsze plusy i minusy każdego z narzędzi, by ułatwić Ci podjęcie właściwej decyzji.
✅ Microsoft To Do – zalety
Prostota obsługi – żadnych skomplikowanych widoków, każdy poradzi sobie z obsługą aplikacji w kilka minut.
Szybka dostępność – działa na Windowsie, Androidzie, iOS i przez przeglądarkę; zsynchronizowana w czasie rzeczywistym.
Integracja z Outlookiem – flagowane e-maile automatycznie zamieniają się w zadania.
Widok „Mój dzień” – ułatwia skupienie się na tym, co najważniejsze danego dnia.
❌ Microsoft To Do – wady
Brak zaawansowanego zarządzania zespołem – nie można przypisać zadań kilku osobom ani obserwować postępu w projekcie.
Ograniczone możliwości raportowania – brak wykresów, podsumowań, harmonogramów.
Brak tagów i etykiet – zadania można tylko grupować na listach.
Sharing lists – współdzielenie działa, ale bez kontroli uprawnień czy historii zmian.
✅ Microsoft Planner – zalety
Świetny do pracy zespołowej – zadania z przypisaniami, komentarzami, załącznikami i statusem realizacji.
Wizualna organizacja – tablica kanban, kolumny i etykiety ułatwiają zrozumienie sytuacji w zespole.
Integracja z Teamsami – plany projektowe można dodać jako zakładki w kanałach Teams.
Raportowanie i harmonogramy – widok kalendarza i wykresy ułatwiają zarządzanie terminami.
❌ Microsoft Planner – wady
Brak aplikacji mobilnej jako osobnego bytu – działa przez Teams lub przeglądarkę, co bywa mniej wygodne.
Nieintuicyjna konfiguracja dla początkujących – osoby nietechniczne mogą początkowo czuć się przytłoczone.
Ograniczone możliwości podziału zadań – brak klasycznych podzadań jak w To Do.
Wymaga pakietu Microsoft 365 Business – nie działa w wersji darmowej, jak To Do.
Oba narzędzia mają swoje silne strony – dlatego niektóre firmy korzystają z obydwu jednocześnie: To Do dla indywidualnych zadań, a Planner do koordynacji zespołowej.
Jeśli czujesz, że potrzebujesz uporządkować pracę w swojej firmie, ale nie wiesz, od czego zacząć – pomożemy dobrać odpowiednie rozwiązanie i wdrożymy je krok po kroku. Obsługujemy firmy m.in. z Warszawy, Ożarowa Mazowieckiego, Pruszkowa i okolic.
Dlaczego To Do to nasz wybór
W codziennej pracy korzystamy z Microsoft To Do – nie dlatego, że „tak wypada”, ale dlatego, że po prostu działa. To narzędzie sprawdza się przy szybkim organizowaniu zadań, przypominaniu o ważnych terminach i planowaniu pracy bez zbędnego rozpraszania.
Gdy nasi klienci z Warszawy, Ożarowa Mazowieckiego czy okolic pytają, „od czego zacząć porządkowanie zadań w firmie?”, To Do jest często pierwszym krokiem. Jeśli chcesz, pomożemy Ci to wdrożyć – prosto i bez stresu.
Automatyzacja zadań z Power Automate
Automatyzując przepływy pracy, oszczędzasz czas i unikasz błędów – szczególnie jeśli korzystasz z To Do i Planner w firmie. Oto, jak możesz połączyć je z Power Automate, i dlaczego warto to zrobić.
🔁Dlaczego warto automatyzować?
• Uniknięcie ręcznego wpisywania: gdy zadanie pojawia się w e-mailu, formularzu czy Plannerze, może od razu trafić do To Do.
• Zwiększenie pewności działania: dzięki automatyzacji nie umknie żaden deadline, zadanie nie przepadnie w skrzynce.
• Standaryzacja procesów: każda firma działa trochę inaczej; automaty mogą wymuszać wspólne zasady (np. każde zadanie musi mieć termin, opis, przypisaną osobę).
Popularne scenariusze i przykładowe przepływy
a) Automatyczne tworzenie zadania To Do z nowego maila
Zdarzenie: przychodzi ważny e-mail (np. klienta), oznaczasz go flagą. Flow:
Trigger: „When a new email arrives” lub „When a flag is added”
Action: Microsoft To Do – Add a to‑do
• Temat → tytuł zadania
• Treść maila jako notatka
• Ustaw datę rozpoczęcia / przypomnienie
Zadanie automatycznie pojawia się w aplikacji i na smartfonie użytkownika.
To proste połączenie, z którego korzystają nasi klienci – pozwala zamieniać wiadomości w jasne, konkretne zadania, bez manualnego przepisywania.
b) Synchronizacja zadań między Planner a To Do
Flow z nBold pokazuje, że:
• zadanie utworzone w Planner ze statusem „wysoki priorytet”
• automatycznie generuje odpowiadające zadanie w To Do z przypomnieniem
• zmiany statusu lub daty są synchronizowane dwukierunkowo.
Ten scenariusz sprawdza się np. przy działaniach serwisowych (dot. klienta) – zadania koordynacyjne są w Plannerze, a wykonawcy śledzą konkretne rzeczy w To Do.
c) Tworzenie zadania Planner z e-maila czy formularza
Bardziej zaawansowane:
• użytkownik flaguje maila lub wypełnia formularz,
• Power Automate tworzy zadanie w konkretnej tablicy i kolumnie (bucket),
• załącza maila/formularz jako opis lub link.
Stosowane np. przy obsłudze zgłoszeń serwisowych lub leadów sprzedażowych – wszystko trafia do odpowiedniej grupy i osoby bez ręcznej interwencji.
Przykład z życia – jak automatyzacja może pomóc?
Załóżmy, że firma X z Warszawy zajmuje się obsługą zgłoszeń serwisowych. Pracownicy codziennie otrzymują e-maile z prośbami o wsparcie techniczne, aktualizacje sprzętu, resetowanie haseł czy zgłoszenia awarii. Problem polega na tym, że:
• wiadomości trafiają do wspólnej skrzynki, ale nikt nie wie, kto się czym zajmuje,
• część zadań ginie w natłoku maili,
• nie ma jasnej informacji, na jakim etapie znajduje się każde zgłoszenie.
Jakie rozwiązanie moglibyśmy zaproponować?
Gdy e-mail trafia na skrzynkę „[email protected]”, Power Automate automatycznie tworzy zadanie w Plannerze – w kolumnie „Nowe zgłoszenia”.
Zadanie jest przypisywane do osoby dyżurującej (np. „Jan” lub „Zespół IT”), z ustawionym priorytetem i terminem realizacji.
Dodatkowo – to samo zadanie trafia jako przypomnienie do aplikacji To Do osoby przypisanej. Można dodać tam notatki i terminy – w widoku „Mój dzień” pojawi się jako konkretne zadanie do wykonania.
Po wykonaniu, pracownik odznacza je jako zakończone w To Do, a status w Plannerze automatycznie zmienia się na „Zrobione”.
Taki proces nie wymaga skomplikowanych systemów ani drogich licencji. Możemy go wdrożyć w małej lub średniej firmie w ciągu kilku godzin – i znacząco zwiększyć przejrzystość pracy.
Co warto zautomatyzować?
| Scenario | Przykład automatyzacji |
|---|---|
| Utworzenie zadania z e-maila | To Do: nowy mail klienta → zadanie z przypomnieniem |
| Synchronizacja priorytetów | Planner wysoki priorytet ↔ To Do z flagą |
| Przekazywanie zadań między narzędziami | Nowy Formularz → Planner + To Do |
| Przypomnienia o terminach | Sprawdzanie zadań zbliżających się do terminu |
| Archiwizacja zakończonych zadań | Automaty przenoszące zakończone Trello lub zadania do SharePoint czy Excel |
Summary
Thanks Power Automate możesz:
• wyeliminować ręczne przepisywanie,
• zapewnić spójność między narzędziami,
• wdrożyć standaryzację działań,
• a przy tym skorzystać z pełnego potencjału Microsoft 365.
Jeśli chcesz, stworzymy dla Ciebie spersonalizowany przepływ – wdrożymy od razu, zgodnie z procesami Twojej firmy. Auto‑organizacja na wyciągnięcie ręki.
O alternatywach spoza Microsoft
Choć ekosystem Microsoft 365 oferuje rozbudowane i dobrze zintegrowane narzędzia do zarządzania zadaniami, niektórzy użytkownicy rozważają również rozwiązania zewnętrzne – szczególnie wtedy, gdy pracują w środowisku mieszanym lub nie korzystają na co dzień z Microsoftu. Poniżej znajdziesz trzy najczęściej wybierane alternatywy:
🔹Trello
Popularne narzędzie oparte na tablicach kanban. Ceni się je za prostotę i przejrzystość – każdy projekt to osobna tablica z kartami i listami zadań.
Advantages: bardzo intuicyjny interfejs, dostępna darmowa wersja.
Defects: ograniczona integracja z Microsoft 365, mniej rozbudowane funkcje w bezpłatnym planie.
🔹Todoist
To alternatywa dla To Do – aplikacja do osobistego zarządzania zadaniami. Umożliwia tworzenie list, projektów i przypomnień.
Advantages: elegancki wygląd, dobre aplikacje mobilne, rozszerzenia przeglądarkowe.
Defects: brak rozbudowanej współpracy zespołowej, wersje premium płatne.
🔹Notion
Wszechstronne narzędzie do tworzenia dokumentów, baz danych i list zadań. Zyskuje popularność wśród firm szukających elastycznego środowiska pracy.
Advantages: duża elastyczność, wszystko w jednym miejscu (zadania, notatki, baza wiedzy).
Defects: początkowo może być przytłaczające, brak natywnej integracji z Microsoft 365.
Podsumowując – każda z powyższych aplikacji ma swoje atuty, ale jeśli korzystasz z Microsoft 365 na co dzień, Planner i To Do będą po prostu naturalnym wyborem – bez potrzeby dodatkowej konfiguracji i kosztów.
Frequently asked questions
Kiedy lepiej wybrać Microsoft To Do, a kiedy Planner?
Czy zadania z Plannera można wyświetlać w To Do?
Czy Microsoft To Do i Planner są darmowe?
Czy To Do i Planner działają offline?
Czy można zautomatyzować zadania w Plannerze i To Do?
Czy mogę korzystać z To Do i Planner jednocześnie?
Both Microsoft This is for, What Planner to narzędzia, które realnie pomagają uporządkować pracę – indywidualną i zespołową. Klucz tkwi w dobraniu rozwiązania do swoich potrzeb:
• If pracujesz sam lub w niewielkim zespole, chcesz mieć pod ręką listę rzeczy do zrobienia, przypomnienia i łatwą organizację dnia – To Do będzie świetnym wyborem.
• If zarządzasz zadaniami w zespole, prowadzisz projekty, potrzebujesz widoku „kto, co i na kiedy” – Planner da Ci potrzebną przejrzystość.
Oba narzędzia możesz dodatkowo zintegrować z Power Automate, aby jeszcze bardziej usprawnić codzienną pracę. Nawet proste przepływy – takie jak tworzenie zadań z maili czy synchronizacja zgłoszeń – mogą znacznie ułatwić zarządzanie czasem i odpowiedzialnością.
Jeśli ten temat dotyczy Twojej firmy – odezwij się do nas.
Pomożemy dobrać najlepsze rozwiązanie, wdrożyć je bez zbędnej komplikacji i zautomatyzować tak, by działało naprawdę efektywnie.
Działamy lokalnie (Warszawa, Ożarów Mazowiecki, Pruszków, Błonie i okolice), ale wspieramy także firmy zdalnie w całej Polsce.
English 
Polski